Увольнение бухгалтера — не просто кадровый вопрос. Вместе со специалистом компания может потерять важную часть информации о текущем состоянии учета: где находятся документы, какие отчеты уже сданы, какие платежи предстоят, есть ли требования от налоговой и какие операции еще не закрыты.
Особенно сложно бывает небольшим ООО, где один бухгалтер ведет практически весь учет самостоятельно. После его ухода руководителю приходится быстро выяснять, в каком состоянии находится бухгалтерия и кто сможет продолжить работу.
Чтобы смена специалиста не привела к пропущенной отчетности, проблемам с налогами и потере документов, бухгалтерские дела желательно передать системно. На практике для этого используют приказ о передаче дел и акт, в котором фиксируют переданные документы, состояние учета и выявленные расхождения. Унифицированной формы такого акта для коммерческих организаций нет — компания может разработать ее самостоятельно.
Разберем, что делать руководителю после увольнения бухгалтера, какие документы и доступы нужно проверить и как действовать, если передача дел уже не состоялась.
Есть вопрос?
Получите консультацию специалиста
ООО «БухгалтерияПлюс»
Григорьев Александр Александрович
Задать вопрос экспертуПервое, что стоит сделать, — не пытаться сразу разбираться во всех проводках и документах. Сначала необходимо получить общее представление о состоянии бухгалтерии и определить наиболее срочные задачи.
Начать лучше с нескольких вопросов:
Отдельно стоит проверить календарь ближайших обязательных платежей и отчетности. Даже если прежний бухгалтер уверял, что все находится под контролем, после его ухода лучше самостоятельно убедиться в этом.
Следующий шаг — зафиксировать состояние учета на момент смены специалиста. При передаче дел обычно проверяют не только наличие документов, но и состояние расчетов с бюджетом, контрагентами, денежных средств, основных средств и других участков учета.
Совет специалистов «БухгалтерияПлюс»
Если бухгалтер увольняется неожиданно, не стоит ждать выхода нового сотрудника, чтобы разобраться с текущими делами. В первую очередь проверьте ближайшие сроки отчетности и платежей, состояние ЕНС и наличие требований от ФНС. Даже краткая проверка этих вопросов поможет понять, есть ли задачи, которые нельзя откладывать.
Если новый бухгалтер уже найден, часть этой работы можно выполнить вместе с ним. Если подходящего специалиста пока нет, руководителю стоит хотя бы временно привлечь внешнего бухгалтера или бухгалтерскую компанию, чтобы не допустить перерыва в учете и отчетности.
Главная задача на этом этапе — не восстановить всю бухгалтерию за один день, а определить, что происходит сейчас и какие действия нельзя откладывать.
Перед увольнением бухгалтера важно не ограничиваться передачей папки с текущими документами. У компании должна остаться информация, которая позволит другому специалисту продолжить учет без длительного поиска и восстановления данных.
В первую очередь стоит запросить:
Отдельно полезно попросить бухгалтера составить краткий список текущих вопросов: какие документы еще не получены, какие операции не проведены, по каким контрагентам есть расхождения, какие платежи и отчеты предстоят в ближайшее время.
Особое внимание стоит уделить первичке. Наличие бухгалтерской базы само по себе не гарантирует, что учет можно без проблем продолжить: часть документов могла поступать в бумажном виде, храниться отдельно или еще не быть обработана.
Стоит проверить наличие счетов, актов, накладных, УПД, платежных документов и других бумаг, которыми подтверждаются хозяйственные операции компании.
Если каких-то документов не хватает, это лучше зафиксировать сразу. Иначе после ухода бухгалтера будет сложно определить, какие бумаги действительно отсутствовали изначально, а какие были утеряны уже позднее.
Передачу учетной программы также нужно оформить отдельно. Важно получить не только саму базу, но и информацию, необходимую для ее полноценного использования: данные о резервных копиях, настройках, подключенных сервисах и используемых программах.
Полезно запросить актуальные оборотно-сальдовые ведомости и другие регистры, по которым можно оценить состояние учета на дату передачи.
Если новый специалист обнаружит расхождения, наличие таких данных поможет быстрее установить, на каком этапе возникла проблема.
Еще до ухода бухгалтера желательно составить список всей отчетности, которая уже отправлена, и отдельно отметить документы, находящиеся в работе.
Особенно важно проверить ближайшие сроки сдачи отчетности и уплаты налогов. Если между увольнением старого бухгалтера и выходом нового специалиста пройдет несколько недель, именно незавершенные задачи могут стать наиболее серьезной проблемой для компании.
Передача документов — только часть работы. Не менее важно убедиться, что у компании сохранился доступ ко всем сервисам, которые использовались для бухгалтерского и налогового учета.
В первую очередь стоит составить список таких систем и проверить, кто сейчас имеет к ним доступ:
Особенно внимательно нужно отнестись к учетной записи бывшего сотрудника. Если доступ к сервису привязан непосредственно к его логину, после увольнения его необходимо закрыть или заменить на корпоративную учетную запись.
При этом не стоит просто менять пароли без проверки. Сначала нужно убедиться, что у компании есть все необходимые данные для входа и восстановления доступа. Иначе попытка обезопасить сервис может закончиться тем, что новый бухгалтер сам не сможет в него попасть.
Отдельно проверьте электронную подпись. Если бухгалтер использовал собственную подпись для сдачи отчетности или подписания документов, после его ухода необходимо организовать работу с новой подписью в соответствии с действующими правилами.
Хорошая практика — хранить сведения о рабочих сервисах и доступах у компании, а не только у конкретного сотрудника. Тогда при следующей смене бухгалтера не придется заново выяснять, какими программами и системами пользовался предыдущий специалист.
Если бухгалтер увольняется, передачу дел лучше не оставлять на уровне устных договоренностей. Необходимо зафиксировать, какие документы, базы и сведения переданы компании и в каком состоянии находится учет.
Обычно процесс начинают с приказа руководителя. В нем можно указать ответственных за передачу и прием документов, сроки проведения процедуры и перечень основных задач.
Затем составляют акт приема-передачи бухгалтерских дел. Унифицированной формы такого документа для коммерческих организаций нет, поэтому компания может разработать собственный вариант с учетом своей специфики.
В акте удобно зафиксировать:
Если при передаче обнаружились проблемы, их тоже лучше указать в документе. Например, не хватает первичных документов за определенный период или в учете есть незакрытые операции. Это позволит новому бухгалтеру понимать исходное состояние дел и не тратить время на выяснение того, что произошло еще до его прихода.
Приемку желательно проводить вместе с новым бухгалтером или другим специалистом, который будет отвечать за учет. Если такой сотрудник пока не найден, временно принять дела может руководитель либо привлеченный специалист.
Чем подробнее зафиксировано состояние бухгалтерии на момент увольнения, тем проще продолжить учет и разобраться с проблемами, если они обнаружатся уже после ухода прежнего бухгалтера.
Ситуация, когда сотрудник увольняется без полноценной передачи дел, неприятная, но это не означает, что работа бухгалтерии должна остановиться. В этом случае руководителю важно как можно быстрее определить текущее состояние учета и восстановить контроль над документами и сервисами.
Начать стоит с проверки того, что осталось в распоряжении компании. Нужно выяснить, где находится бухгалтерская база, какие документы сохранены, когда последний раз сдавалась отчетность и какие операции были проведены. Одновременно следует восстановить доступ к используемым программам, банковским сервисам, электронному документообороту и другим рабочим системам.
Следующий шаг — проверить наиболее важные участки учета. В первую очередь стоит обратить внимание на:
Если самостоятельно установить состояние бухгалтерии невозможно, лучше не пытаться восстанавливать учет методом проб и ошибок. Новый бухгалтер или привлеченный специалист сначала проводит проверку, определяет проблемные участки и составляет перечень работ.
Если выяснится, что часть документов отсутствует или предыдущий учет велся с ошибками, может потребоваться восстановление бухгалтерского учета за определенный период. В таком случае сначала определяют объем утраченной или некорректно отраженной информации, а затем поэтапно восстанавливают документы и учетные данные.
Отдельно нужно проверить сроки ближайшей отчетности. Даже если учет требует серьезной доработки, нельзя забывать о текущих обязательствах компании. При необходимости сначала закрывают наиболее срочные задачи, а затем переходят к подробной проверке предыдущих периодов.
Главное — как можно быстрее вернуть компании контроль над бухгалтерией, даже если полноценной передачи дел от прежнего специалиста не произошло.
Получите бесплатную консультацию
по бухгалтерии, налогообложению и кадровому учету
После передачи дел или восстановления учета не стоит сразу считать работу завершенной. Новый бухгалтер должен убедиться, что полученная информация соответствует реальному положению дел в компании.
Проверку удобно проводить по основным направлениям.
Сначала нужно убедиться, что обязательная отчетность за предыдущие периоды действительно отправлена. Важно проверить не только сам факт отправки, но и результаты ее приема.
Если налоговая направляла требования, уведомления или сообщения, необходимо разобраться с каждым документом и убедиться, что по нему не осталось невыполненных действий.
Если у компании уже есть требования ФНС или предстоит налоговая проверка, важно заранее понимать порядок действий. Подробнее об этом рассказываем в статье «Сопровождение налоговой проверки: как вести себя при требованиях, допросах и камеральных проверках».
Следующий важный участок — налоги и страховые взносы. Стоит сверить начисления с фактически перечисленными суммами и проверить состояние единого налогового счета.
Если обнаружится задолженность или расхождение, важно установить его причину до того, как проблема приведет к дополнительным требованиям или начислениям.
Нужно проверить дебиторскую и кредиторскую задолженность и сопоставить данные учета с договорами, актами, накладными и платежами.
Особое внимание стоит уделить старым долгам и суммам, которые давно не менялись. Иногда такие остатки сохраняются в учете просто потому, что их никто не сверял.
Если прежний бухгалтер занимался расчетом зарплаты, необходимо проверить начисления сотрудникам, НДФЛ и страховые взносы, а также наличие документов по кадровым изменениям.
Здесь особенно важно убедиться, что все выплаты отражены в учете и по ним своевременно выполнены необходимые обязанности работодателя.
После смены бухгалтера полезно провести выборочную проверку операций и сопоставить записи в учете с подтверждающими документами.
Если по отдельным операциям не хватает первички, нужно определить, можно ли получить документы у контрагента или восстановить их другим предусмотренным способом.
Если после проверки выясняется, что документов действительно недостаточно, может потребоваться восстановление отдельных участков учета. Подробнее о таких ситуациях — в статье «Восстановление бухгалтерского учета: когда без него уже не обойтись».
Наконец, стоит составить список операций, которые были начаты, но не доведены до конца прежним бухгалтером. Это могут быть неотраженные документы, неподписанные акты, незакрытые расчеты или другие вопросы, которые остались без решения.
Такая проверка позволяет не просто принять бухгалтерскую базу от нового специалиста, а понять, действительно ли учет находится в рабочем состоянии.
Не всегда после увольнения бухгалтера нужно срочно искать нового сотрудника в штат. Для небольшого ООО содержание отдельного специалиста может быть не единственным вариантом организации учета.
Передать бухгалтерские функции внешней компании имеет смысл, если:
При таком формате компании не приходится ждать, пока найдется подходящий сотрудник. Специалисты могут сначала оценить текущее состояние бухгалтерии, определить незакрытые вопросы, а затем принять учет на сопровождение.
Особенно удобен такой вариант, если увольнение бухгалтера произошло неожиданно и времени на полноценный поиск нового сотрудника нет. В этом случае внешняя бухгалтерия позволяет закрыть текущие задачи, не допуская перерыва в ведении учета и подготовке отчетности.
При этом передавать бухгалтерию стоит не вслепую. Сначала необходимо определить, в каком состоянии находится учет, какие документы есть в наличии и какие работы предстоит выполнить. Только после такой проверки можно корректно определить объем дальнейшего сопровождения.
Смена специалиста пройдет значительно проще, если основные сведения об учете хранятся внутри компании и не зависят от конкретного сотрудника.
Руководителю стоит заранее организовать хранение бухгалтерской базы, первичных документов, отчетности, договоров и другой рабочей информации. Доступы к используемым сервисам также должны быть контролируемыми со стороны компании.
Полезно периодически проверять, что:
Не стоит строить бухгалтерию по принципу «все знает бухгалтер». Даже если специалист работает в компании много лет, при его внезапном увольнении такая зависимость создает дополнительные сложности.
Гораздо надежнее, когда у руководителя есть общее понимание состояния учета, а основные документы, базы и доступы находятся под контролем самой организации. Тогда передать бухгалтерию другому сотруднику или внешним специалистам можно без длительного восстановления информации.
Увольнение бухгалтера не должно становиться причиной остановки работы компании. Даже если полноценной передачи дел не произошло, учет можно проверить, восстановить недостающую информацию и организовать дальнейшую работу.
Главное — не откладывать проверку на потом. Чем дольше компания работает без понимания состояния бухгалтерии, тем сложнее обнаружить пропущенные документы, ошибки в учете или незакрытые обязательства.
Если нового бухгалтера пока нет или после увольнения обнаружились проблемы с учетом, БухгалтерияПлюс может взять бухгалтерское сопровождение ООО на себя. Специалисты сначала оценивают текущее состояние учета, определяют, какие задачи необходимо закрыть, а затем организуют дальнейшее ведение бухгалтерии, налоговый учет и подготовку отчетности.